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pharma · un produit afia

Conditions d'utilisation

Ce que la pharmacie et afia s'engagent à faire l'un envers l'autre. Texte rédigé pour être lu, sans formules inutiles.

Dernière mise à jour : 20 octobre 2026

Les règles à retenir

  1. Un compte, une personne. Votre compte est personnel : ne partagez jamais votre mot de passe et fermez votre session en quittant le poste.
  2. Ordonnance avant tout. Pour un produit marqué « Rx », vérifiez l'ordonnance avant de délivrer. Le logiciel rappelle, il ne contrôle pas à votre place.
  3. Jamais de produit périmé. Contrôlez les dates, signalez les lots à retirer et ne vendez rien dont la péremption est dépassée.
  4. Tout passe par le logiciel. Enregistrez chaque vente, chaque livraison reçue et chaque perte : aucune sortie de stock ou d'argent en dehors de pharma.
  5. Tout est tracé. Annulations, remises, ajustements de stock et changements de prix sont inscrits au journal, avec votre nom.
  6. Les clients d'abord, en confidentialité. Les noms, téléphones et dettes des clients restent confidentiels : ne les montrez ni ne les copiez hors du cadre de votre travail.
  7. En cas de coupure. Continuez sur un carnet, puis ressaisissez les ventes au retour du service.
  8. Un doute ? Dites-le. Signalez tout usage suspect à votre responsable ou à l'équipe afia, sans attendre.

1. Objet

Les présentes conditions règlent l'utilisation de pharma, logiciel de gestion de pharmacie édité par afia, enregistré au RCCM sous le n° CD/KNG/RCCM/25-A-08510, identification nationale n° 01-G4301-N71545P, dont le siège est à Goma, en République démocratique du Congo.

Elles s'appliquent dès qu'une pharmacie souscrit un abonnement ou démarre un essai et que ses équipes utilisent l'application. La pharmacie reconnaît en avoir pris connaissance et les avoir acceptées.

2. Qui fait quoi

Deux responsabilités distinctes, qu'il faut bien séparer :

La pharmacieafia
Décide de ses prix, de son assortiment et de son organisation. Reste seule responsable de la dispensation des médicaments, du respect des ordonnances et de la réglementation pharmaceutique.Fournit le logiciel, l'hébergement, les mises à jour et l'assistance.
Crée les comptes de son personnel, attribue les rôles et les retire au départ d'un agent.Met à disposition les outils nécessaires à cette gestion.
Saisit les produits, les stocks et les ventes, et répond de leur exactitude.Conserve ces données, les sauvegarde et en assure la sécurité.

Les données appartiennent à la pharmacie. afia ne les vend pas, ne les exploite pas à d'autres fins et n'y accède que pour assurer l'assistance technique demandée ou la maintenance du service. Les données de chaque pharmacie sont séparées de celles des autres.

3. Comptes et mots de passe

Chaque utilisateur dispose d'un compte personnel. Un compte ne se partage pas : toute action enregistrée dans le journal est imputée à son titulaire.

  • Le mot de passe provisoire est à changer à la première connexion, puis à garder confidentiel.
  • Le propriétaire de la pharmacie désactive sans délai le compte d'un agent qui part.
  • Le compte est verrouillé quelques minutes après plusieurs mots de passe erronés.
  • Toute suspicion d'usage frauduleux doit être signalée à afia immédiatement.

La pharmacie répond des actes accomplis au moyen des comptes qu'elle a créés.

4. Abonnement et paiement

L'accès à pharma est soumis à un abonnement dont l'offre détermine le nombre d'utilisateurs. Le prix en vigueur est celui communiqué à la souscription, en dollars américains ; le paiement peut aussi se faire en francs congolais au taux du jour fixé par afia.

  • Un essai peut être accordé à la création de la pharmacie, sans engagement.
  • Le paiement est enregistré par afia, qui remet un reçu ; l'abonnement se prolonge à partir de la fin de la période en cours. Aucun prélèvement automatique n'est effectué.
  • Le propriétaire est prévenu dans l'application quelques jours avant l'échéance.
  • À l'échéance, un délai de grâce de 5 jours laisse l'accès ouvert. Passé ce délai, l'accès est suspendu. Les données ne sont pas supprimées : l'accès est rétabli dès le paiement, et les données sont restituées sur demande.
  • Le prix en vigueur ne change pas en cours de période ; afia prévient au moins trente jours avant toute modification pour la période suivante.

La pharmacie peut mettre fin à son abonnement à toute échéance, sans avoir à se justifier, en ne le renouvelant pas.

5. Disponibilité du service

afia met tout en œuvre pour que l'application reste accessible, mais aucun service en ligne ne peut être garanti sans interruption : l'hébergeur, le réseau de la pharmacie, l'électricité ou une maintenance peuvent causer des coupures. Les interventions programmées sont annoncées à l'avance et placées, autant que possible, aux heures creuses.

Prévoyez une procédure de secours. Une pharmacie doit pouvoir continuer à vendre pendant une coupure (carnet de ventes, tickets manuscrits) puis ressaisir les informations au retour du service. Aucun logiciel ne dispense de cette précaution.

6. Usage correct de l'application

La pharmacie et ses utilisateurs s'engagent à ne pas :

  • contourner les contrôles d'accès, ni chercher à atteindre les données d'une autre pharmacie ;
  • extraire ou diffuser les données de clients en dehors du cadre légal ;
  • modifier ou falsifier les ventes, les stocks ou les journaux pour dissimuler une irrégularité ;
  • perturber le fonctionnement du service ou gêner les autres utilisateurs.

En cas de manquement grave, afia peut suspendre l'accès, après avoir averti la pharmacie sauf urgence.

7. Limites de ce que fait le logiciel

pharma aide à organiser le travail ; il ne dispense aucun médicament et ne remplace pas le pharmacien. Les repères de l'application (mention « Rx » des produits sur ordonnance, alertes de stock et de péremption) sont des aides à la vigilance : ils ne dispensent ni de vérifier l'ordonnance, ni de contrôler physiquement les dates de péremption.

Les stocks, marges et rapports dépendent de l'exactitude des données saisies : il revient à la pharmacie de les contrôler, notamment par des inventaires réguliers.

8. Données et confidentialité

afia conserve les données de la pharmacie (produits, stocks, ventes, clients à crédit, comptes du personnel) pour fournir le service, les sauvegarde régulièrement et ne les confie à un tiers (hébergeur) que dans la mesure nécessaire. Chaque partie respecte la protection des données à caractère personnel prévue par le droit congolais, notamment l'ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique.

La pharmacie est responsable des informations de ses propres clients qu'elle enregistre (nom, téléphone, dettes) et ne doit en saisir que le nécessaire. À la fin de l'abonnement, afia restitue les données sur demande écrite, dans un format exploitable (Excel ou CSV), puis les supprime de ses serveurs après un délai convenu, sauf obligation légale de les conserver.

9. Propriété

Le logiciel, son code, son nom et ses éléments graphiques restent la propriété d'afia. L'abonnement ouvre un droit d'usage, non exclusif et non cessible, pendant sa durée. Les données saisies par la pharmacie restent les siennes, de même que son logo et ses documents.

10. Responsabilité

La responsabilité d'afia, à raison du service, est limitée aux dommages directs et ne peut excéder les sommes payées par la pharmacie pour les douze derniers mois, sauf faute lourde ou intentionnelle. afia ne répond pas des interruptions dues à un tiers ou à un cas de force majeure.

11. Modification des conditions

Ces conditions peuvent évoluer. Tout changement notable est annoncé dans l'application et par courriel au propriétaire, au moins trente jours avant son entrée en vigueur. La pharmacie qui refuse peut résilier à l'échéance suivante.

12. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit de la République démocratique du Congo. En cas de différend, les parties cherchent d'abord une solution amiable ; à défaut d'accord dans les trente jours, le litige est porté devant les juridictions compétentes de Goma.